Desafío: visibilidad, control y cumplimiento en un entorno global

• Datos dispersos y sistemas desconectados que impedían la trazabilidad de los desplazamientos.
• Solicitudes y aprobaciones manuales, con procesos heterogéneos por departamento.
• Dificultad para cumplir la política de viajes y controlar presupuestos y gastos.
• Asignaciones erróneas de gastos a viajes o centros de coste que no correspondían.
• Descoordinación entre áreas y ausencia de una “fuente única de verdad”.
• Falta de visibilidad en tiempo real sobre ubicación y actividad de los empleados en ruta.

Solución Bluak: un ecosistema digital que conecta personas, procesos y datos

Construimos una plataforma robusta y escalable que centraliza toda la gestión de viajes del grupo, integrando la política corporativa en cada paso y orquestando la colaboración interdepartamental.

• Gestión integral de solicitudes y aprobaciones con flujos automáticos según jerarquía, departamento y presupuesto.
• Validación multi-actor (responsable, finanzas, rr. hh., dirección) con histórico de decisiones y evidencias.
• Localización en tiempo real y timeline del viaje (origen, destinos, hitos, incidencias).
• Control presupuestario y de gastos con reglas de política de viajes y asignación correcta a centros de coste.
• Repositorio documental de itinerarios, visados, seguros y justificantes, con permisos granulares.
• Notificaciones inteligentes (cambios, comentarios del supervisor, tareas pendientes y recordatorios).

Integraciones y conectividad corporativa

La solución se integra de forma bidireccional con rr. hh. (fichas y jerarquías), contabilidad/erp (centros de coste, presupuestos y asientos), crm (oportunidades y clientes vinculados a cada viaje) y servicios externos (mapas, calendarios, proveedores de viaje). Esta conectividad directa elimina duplicidades, asegura coherencia de datos y habilita el seguimiento financiero y comercial en tiempo real.

Dashboards comerciales y reports de actividad

El módulo analítico ofrece paneles en tiempo real con métricas clave: número de viajes por región y departamento, duración, inversión frente a presupuesto, cumplimiento de política, y resultados comerciales asociados (reuniones, leads, oportunidades, pedidos generados). Los reports por viaje consolidan agenda, conclusiones, contactos, materiales compartidos y feedback del supervisor, facilitando el aprendizaje y la comparativa entre acciones.

Impacto en la organización

• Una única fuente de verdad para todo el ciclo de viajes y gastos.
• Reducción del tiempo administrativo en planificación y validación gracias a la automatización.
• Mayor satisfacción del empleado por la simplicidad y transparencia del proceso.
• Cumplimiento garantizado de la política de viajes y control de desviaciones presupuestarias.
• Colaboración real entre comercial, finanzas, rr. hh. y dirección en un mismo entorno.
• Visibilidad global de la actividad y del retorno comercial de cada desplazamiento.

Tecnología con propósito

Este desarrollo a medida para el Grupo Porcelanosa demuestra que automatizar es alinear personas y decisiones. La plataforma convierte la gestión de viajes en un proceso conectado, medible y seguro, preparado para crecer con la compañía y para aportar información accionable a cada departamento.